イベント運営の業務を受託した場合の契約書の取り決め事項

展示会やセミナー、音楽フェス、地域の催しから企業の式典まで、イベントの企画・運営を外部に委託する動きが広がっています。こうした業務を受託する立場からすると、イベントは準備期間が長く、当日は多くの人と業者が関わり、しかも一度きりの本番で失敗が許されないという、特有の難しさを抱えています。だからこそ、委託者との間で、何を、どこまで、どのような条件で引き受けるのかを、契約書で明確にしておくことが欠かせません。本コラムでは、契約書作成を専門とする立場から、イベント運営業務を受託する際の契約書に盛り込んでおきたい取り決め事項を整理します。

まず契約の性質を見極める

イベント運営の契約を考えるうえで、出発点となるのが、その契約が法的にどのような性質を持つのかという点です。業務委託契約は、民法上の請負と準委任のいずれか、またはその組み合わせとして整理されます。

請負は、仕事の完成を約束し、その結果に対して報酬を受け取る契約です。これに対して準委任は、一定の事務を誠実に処理することを約束するもので、結果そのものを保証するわけではありません。イベント運営では、「このイベントを成功させること」までを引き受けるのか、それとも「運営に必要な業務を適切に遂行すること」を引き受けるのかで、受託者が負う責任の重さが大きく変わります。契約書では、引き受ける業務の性質を踏まえ、報酬が何に対して支払われるのかを明確にしておく必要があります。なお、準委任にあたる部分については、当事者はいつでも契約を解除できるのが民法上の原則であり、中途で解約された場合に、それまでの業務に対する報酬をどう扱うのかを定めておくと、受託者の立場を守りやすくなります。

業務の範囲を具体的に定める

イベント運営で最もトラブルになりやすいのが、「どこまでがこちらの仕事なのか」という業務範囲の食い違いです。企画立案、出演者や登壇者との交渉、会場の手配、設営と撤去、集客や広報、当日の進行管理、受付やスタッフの配置など、イベントに関わる業務は多岐にわたります。これらのうち、何を受託者が担い、何を委託者が自ら行うのかを、できるだけ具体的に書き出しておくことが大切です。

範囲が曖昧なまま進めると、本番が近づいてから「それはそちらの担当だと思っていた」という事態が生じ、準備が立ち行かなくなります。あわせて、当初の想定を超える業務の追加を求められた場合に、追加の報酬をどう扱うのかも、あらかじめ定めておくと安心です。イベントは準備が進むにつれて要望が膨らみやすいため、変更があったときの手続を決めておくことが、後の負担を抑えます。

報酬と費用の負担を明確にする

報酬については、金額だけでなく、支払の時期と方法を定めます。イベントは準備に先行して費用がかかるため、着手金や中間金を設け、残額を本番後に支払うといった分割の取り決めが用いられることも多くあります。

あわせて重要なのが、実費の扱いです。会場費、機材のレンタル料、出演料、印刷費、人件費など、イベントには多額の実費がかかります。これらを報酬に含めるのか、別途、実費として委託者に請求するのかを、はっきりさせておく必要があります。立て替えた費用の精算方法や、想定を超えて費用が膨らんだ場合の負担についても、取り決めておきたいところです。特に、出演料や会場費のように、受託者が先に大きな金額を支払う費目については、委託者からの入金の時期との前後関係を意識しておくと、資金繰りの面でも安心です。

中止・延期と不可抗力への備え

イベント運営の契約で、最も神経を使うべきなのが、中止や延期への備えです。天候の急変、災害、感染症の流行、出演者の急な都合など、イベントは、当事者にはどうにもできない事情で、開催できなくなることがあります。

そこで契約書には、どのような事由が生じた場合に中止や延期ができるのか、その判断を誰が行うのかを定めておきます。そして、中止や延期となった場合に、すでに行った業務の報酬や、すでに支出した費用を、どちらがどこまで負担するのかを明確にしておくことが、極めて重要です。この取り決めがないと、中止をめぐって当事者が鋭く対立しかねません。地震や風水害といった不可抗力によって開催できなくなった場合に、互いに責任を負わないこととするのか、受託者がそれまでに要した費用は補填されるのか、といった点を、具体的に定めておきましょう。

再委託・安全管理・事故時の責任

イベント運営では、設営や警備、音響、ケータリングなど、多くの業務を他の専門業者へ再委託するのが通例です。そこで、再委託が認められるのか、認める場合に委託者の承諾が必要なのか、再委託先の行為について受託者がどこまで責任を負うのかを、定めておく必要があります。

また、多くの人が集まるイベントには、来場者のけがや、設備の事故といったリスクがつきまといます。安全管理の責任を誰が負うのか、事故が起きた場合の対応と責任の分担をどうするのかは、契約書で明確にしておくべき重要事項です。万一に備えて、イベント保険への加入を取り決めておくことも、現実的な備えとなります。あわせて、受託者が損害賠償の責任を負う場合に、その範囲や上限をどう設定するのかも、検討しておきたい点です。

知的財産・肖像・個人情報の取扱い

イベントの企画書やデザイン、作成した制作物について、その著作権などの権利が、委託者と受託者のどちらに帰属するのかを定めておきます。これを曖昧にすると、同じ企画を他で使えるのか、といった点で後に争いが生じます。

また、イベントの様子を撮影し、写真や動画を広報に使う場合には、出演者や来場者の肖像の扱いにも配慮が必要です。参加者の申込みや受付で個人情報を扱う場合には、その管理の責任や利用の範囲についても、取り決めておく必要があります。

契約解除と一般条項

このほか、一方が約束を守らない場合に契約を解除できる条件や、秘密保持、反社会的勢力の排除、権利義務の譲渡禁止、協議事項、準拠法と管轄といった一般条項も、自社の取引実態に合わせて整えておきます。とりわけイベントは本番の日が動かせないため、トラブルが生じたときに、どの段階で、どのように契約関係を整理するのかを、あらかじめ見据えておくことが大切です。

まとめ

イベント運営業務の契約書は、契約の性質の見極めから始まり、業務範囲、報酬と費用、中止・延期への備え、再委託と安全管理、知的財産や個人情報の取扱いまで、押さえるべき事項が幅広く、しかもイベント特有の論点を数多く含んでいます。一度きりの本番に向けて多くの人とお金が動くからこそ、市販のひな形をそのまま使うのではなく、個々のイベントの実情に即した契約書を整えておくことが、受託者自身を守ることにつながります。

当事務所は、契約書作成を専門とする行政書士事務所として、イベント運営をはじめとする各種業務委託契約書の作成・点検を承っております。受託する業務の内容に合わせて、リスクを踏まえた契約書に整えますので、お引き受けの前の段階で、ぜひ一度ご相談ください。